Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Barefoot Friends e.K.
handelnd unter der Marke Memovoa – ein Unternehmen der Barefoot Friends e.K.

Colonnaden 54
20354 Hamburg
Deutschland

E-Mail: info@memovoa.com

(im Folgenden „Memovoa", „wir" oder „uns")

2. Allgemeines

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sowie Ihrer persönlichen Erinnerungen hat für uns einen besonders hohen Stellenwert.

Memovoa bietet personalisierte Printprodukte an, die auf Wunsch mit digitalen Erinnerungsseiten verknüpft werden können. Dabei können unter anderem Fotos, Videos, Audiodateien, persönliche Texte und weitere Erinnerungsinhalte verarbeitet werden. Da diese Inhalte häufig einen besonders persönlichen Charakter besitzen, behandeln wir sie mit besonderer Sorgfalt und ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Datenschutzvorschriften.

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, zu welchen Zwecken wir diese verarbeiten, auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt und welche Rechte Ihnen zustehen.

Sie gilt für sämtliche von Memovoa angebotenen Websites, Online-Shops, digitalen Erinnerungsseiten sowie für alle hierüber angebotenen Produkte und Dienstleistungen.

Soweit in dieser Datenschutzerklärung von „personenbezogenen Daten" die Rede ist, sind sämtliche Informationen gemeint, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Diese Datenschutzerklärung ergänzt unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Im Falle von Widersprüchen gehen hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten die Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung vor.

3. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten

Je nachdem, welche Funktionen Sie nutzen, können wir insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeiten:

Kontaktdaten

Vor- und Nachname
Rechnungsanschrift
Lieferanschrift
E-Mail-Adresse
Telefonnummer

Bestell- und Vertragsdaten

Bestellte Produkte
Personalisierungsangaben
Bestellnummer
Zahlungsstatus
Versandinformationen
Kommunikation im Zusammenhang mit Ihrer Bestellung

Kontodaten

Sofern Sie die Kundenkonto-Funktion nutzen, können insbesondere verarbeitet werden:

E-Mail-Adresse,
Kontoeinstellungen,
Profilinformationen,
Bestellhistorie,
technische Informationen zur Anmeldung und Kontonutzung.

Digitale Erinnerungsinhalte

Je nach Nutzung unserer Leistungen können Sie insbesondere folgende Inhalte hochladen oder erstellen:

Fotos
Videos
Audiodateien
persönliche Nachrichten
Namen
Daten
Erinnerungen
Widmungen
Lebensgeschichten
Dokumente
QR-Code-Inhalte
weitere von Ihnen bereitgestellte Dateien

Diese Inhalte können personenbezogene Daten von Ihnen selbst oder von weiteren Personen enthalten.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie zur Verwendung sämtlicher hochgeladener Inhalte berechtigt sind und erforderliche Einwilligungen der betroffenen Personen vorliegen.

Kommunikationsdaten

Wenn Sie uns kontaktieren, können insbesondere verarbeitet werden:

E-Mail-Inhalte
Kontaktformulare
Chatnachrichten
Supportanfragen
Anhänge
freiwillig übermittelte Informationen

Technische Daten

Beim Besuch unserer Website werden automatisch technische Informationen verarbeitet, beispielsweise:

IP-Adresse
Browsertyp
Betriebssystem
Spracheinstellungen
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene Seiten
Referrer-URL
Geräteinformationen
Sitzungsinformationen
Cookies und vergleichbare Technologien

Diese Daten dienen insbesondere der sicheren Bereitstellung unseres Online-Shops.

4. Herkunft der Daten

Wir erhalten personenbezogene Daten insbesondere

direkt von Ihnen,
automatisch während der Nutzung unserer Website,
über Shopify als technische Shopplattform,
über Zahlungsdienstleister,
über Versanddienstleister,
über von Ihnen genutzte Apps oder Dienste innerhalb unseres Shops,
sofern gesetzlich zulässig über beauftragte Dienstleister.

5. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich, soweit dies erforderlich ist.

Dies erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

Bereitstellung unseres Online-Shops
Durchführung von Bestellungen
Herstellung personalisierter Produkte
Bereitstellung digitaler Erinnerungsseiten
Speicherung Ihrer Erinnerungsinhalte
Verwaltung Ihres Kundenkontos
Zahlungsabwicklung
Versand Ihrer Bestellung
Bearbeitung von Supportanfragen
Kommunikation mit Ihnen
Verbesserung unserer Leistungen
Gewährleistung der Sicherheit unserer Systeme
Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
Abwehr von Missbrauch und Betrug

6. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage von:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
zur Durchführung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, insbesondere an einem sicheren Betrieb unseres Online-Shops, der Verbesserung unserer Leistungen sowie dem Schutz unserer Systeme vor Missbrauch.

7. Besondere Hinweise zu Erinnerungsinhalten

Memovoa wurde entwickelt, um persönliche Erinnerungen über einen längeren Zeitraum bereitzustellen.

Im Rahmen der Bestellung können insbesondere Fotos, Videos, Audiodateien, Texte sowie weitere persönliche Inhalte verarbeitet werden. Diese Inhalte können personenbezogene Daten der bestellenden Person sowie weiterer abgebildeter, genannter oder hörbarer Personen enthalten.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich, soweit dies

zur Bearbeitung und Durchführung Ihrer Bestellung,
zur Herstellung des personalisierten Produkts,
zur Erstellung der zugehörigen digitalen Erinnerungsseite,
zur technischen Bereitstellung der von Ihnen gewünschten Inhalte,
zur Fehlerbehebung oder
zur Bearbeitung Ihrer Anfrage

erforderlich ist.

Ein Zugriff durch Memovoa erfolgt nur, soweit dies für diese Zwecke technisch oder organisatorisch erforderlich ist.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie zur Verwendung und Bereitstellung sämtlicher hochgeladener Inhalte berechtigt sind und gegebenenfalls erforderliche Einwilligungen betroffener Personen vorliegen.

Eine Nutzung Ihrer persönlichen Erinnerungsinhalte zu Werbe- oder Marketingzwecken erfolgt nicht ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung.

8. Shopify als Shopsystem

Unser Online-Shop wird über die Plattform Shopify betrieben.

Anbieter für Händler innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ist grundsätzlich:

Shopify International Limited
Victoria Buildings
2nd Floor
1–2 Haddington Road
Dublin 4
Irland

Zur Bereitstellung unseres Online-Shops verarbeitet Shopify personenbezogene Daten, die beim Besuch unserer Website, bei Bestellungen sowie während der Nutzung unseres Shops anfallen.

Hierzu gehören insbesondere:

Kontaktdaten
Bestelldaten
Zahlungsinformationen
Geräteinformationen
Browserdaten
IP-Adresse
Nutzungsdaten
Cookies
technische Protokolldaten

Shopify verarbeitet diese Daten sowohl in unserem Auftrag als auch – bei einzelnen Funktionen – in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Shopify finden Sie unter:

https://privacy.shopify.com

9. Personalisierte Produkte

Memovoa bietet individuell gestaltete Produkte an.

Hierfür können Sie insbesondere folgende Inhalte bereitstellen:

Namen
Texte
Widmungen
Erinnerungen
Fotos
Videos
Audiodateien
Daten
Dokumente
weitere persönliche Inhalte

Diese Daten werden ausschließlich verarbeitet, um Ihr gewünschtes Produkt zu gestalten, herzustellen und bereitzustellen.

Bitte laden Sie ausschließlich Inhalte hoch,

deren Nutzung Ihnen gestattet ist,
für die Sie die erforderlichen Rechte besitzen,
und bei denen erforderliche Einwilligungen abgebildeter oder genannter Personen vorliegen.

Sie tragen die Verantwortung dafür, dass die von Ihnen hochgeladenen Inhalte keine Rechte Dritter verletzen.

10. Digitale Erinnerungsseiten und Zugriff über QR-Code

Einige Memovoa-Produkte werden mit einer individuellen digitalen Erinnerungsseite verknüpft.

Der Zugriff erfolgt über

einen individuellen QR-Code,
die diesem QR-Code zugeordnete Internetadresse beziehungsweise
einen vergleichbaren individuellen Zugang.

Die Erinnerungsseiten sind nicht für eine allgemeine öffentliche Verbreitung vorgesehen. Memovoa veröffentlicht die individuellen Zugangsadressen nicht bewusst in öffentlich zugänglichen Verzeichnissen.

Für den Zugriff ist jedoch grundsätzlich keine persönliche Anmeldung erforderlich. Jede Person, die Kenntnis von dem QR-Code oder der zugehörigen Internetadresse erhält, kann die darüber bereitgestellten Inhalte aufrufen.

Bitte behandeln Sie den QR-Code und die dazugehörige Internetadresse daher entsprechend vertraulich und geben Sie diese nur an Personen weiter, denen Sie Zugriff auf die jeweiligen Inhalte ermöglichen möchten.

Memovoa kann nicht kontrollieren oder verhindern, dass Personen, denen der Inhalt zugänglich gemacht wurde, diesen beispielsweise

durch Bildschirmaufnahme,
durch Abfilmen,
durch technische Speicherung,
durch Kopieren des Links oder
durch sonstige Weitergabe

vervielfältigen oder Dritten zugänglich machen.

Für eine solche Weiterverarbeitung durch Dritte außerhalb der von Memovoa bereitgestellten Systeme ist Memovoa nicht verantwortlich.

Die für einen QR-Code erzeugte individuelle Zuordnung wird nicht für andere Kunden oder andere Erinnerungsseiten erneut verwendet.

Muss eine Erinnerungsseite oder der zugehörige Inhalt gelöscht oder deaktiviert werden, kann der bereits auf einem gedruckten Produkt befindliche QR-Code anschließend nicht ohne Weiteres einer neuen Erinnerungsseite zugeordnet werden und kann dadurch dauerhaft unbrauchbar werden.

11. Speicherung und technische Bereitstellung Ihrer Erinnerungen

Zur Speicherung und technischen Bereitstellung hochgeladener Foto-, Video- und sonstiger Mediendateien nutzen wir insbesondere den Objektspeicherdienst Cloudflare R2 des Anbieters Cloudflare, Inc.

Der von Memovoa hierfür eingesetzte R2-Speicher ist mit einer EU-Jurisdiction eingerichtet. Die betreffenden Mediendateien werden daher innerhalb dieser von Cloudflare vorgesehenen EU-Datenresidenz gespeichert und verarbeitet.

Die Speicherung dient insbesondere

der Bearbeitung Ihrer Bestellung,
der Herstellung personalisierter Produkte,
der Erstellung der digitalen Erinnerungsseite sowie
der längerfristigen Bereitstellung der mit dem jeweiligen QR-Code verbundenen Inhalte.

Im Zusammenhang mit den hochgeladenen Dateien können zusätzlich technische Informationen verarbeitet werden, beispielsweise

Dateiformat,
Dateigröße,
Auflösung,
Bild- beziehungsweise Videoausrichtung,
technische Referenzkennungen und
die Zuordnung der Datei zur jeweiligen Bestellung.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für die Durchführung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages erforderlich ist.

Unser Ziel ist es, die mit dem Produkt verbundenen Erinnerungsinhalte langfristig bereitzustellen. Die Inhalte werden daher grundsätzlich gespeichert, solange

die jeweilige Erinnerungsseite bereitgestellt wird,
Sie keine Löschung verlangen,
gesetzliche Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen oder
technische oder rechtliche Gründe eine weitere Bereitstellung unmöglich machen.

Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Erinnerungsseite und der zugehörigen personenbezogenen Inhalte verlangen, soweit keine gesetzlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Eine eigenständige Bearbeitung oder Löschung der gespeicherten Inhalte durch Kundinnen und Kunden ist derzeit nicht vorgesehen.

Bitte beachten Sie, dass bei einer Löschung oder dauerhaften Deaktivierung der Erinnerungsseite der auf einem bereits produzierten Druckerzeugnis enthaltene QR-Code anschließend nicht mehr zur Wiedergabe des ursprünglichen Inhalts genutzt werden kann.

Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Cloudflare finden Sie in den Datenschutz- und Vertragsinformationen von Cloudflare.

12. Datensicherung und technische Schutzmaßnahmen

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um die von uns verarbeiteten Daten und Erinnerungsinhalte vor Verlust, unbefugtem Zugriff, unbeabsichtigter Veränderung und sonstiger unberechtigter Verarbeitung zu schützen.

Hierzu können insbesondere Maßnahmen zur

Zugriffsbeschränkung,
technischen Absicherung der eingesetzten Systeme,
Wiederherstellung von Daten,
Trennung und eindeutigen Zuordnung von Kundendateien sowie
Sicherung relevanter Datenbestände

eingesetzt werden.

Die konkreten technischen und organisatorischen Maßnahmen werden entsprechend den eingesetzten Systemen und der technischen Entwicklung überprüft und bei Bedarf angepasst.

Trotz dieser Maßnahmen kann eine vollständige Sicherheit bei der Übertragung, Speicherung und Bereitstellung von Daten über das Internet technisch nicht garantiert werden.

14. Optis Product Options

Zur Bereitstellung individueller Produktoptionen und Personalisierungsfelder innerhalb unseres Online-Shops verwenden wir die Shopify-App OPTIS Product Options.

Über diese Anwendung können insbesondere die von Ihnen ausgewählten Produktoptionen, Personalisierungsangaben und Konfigurationen verarbeitet und Ihrer Bestellung zugeordnet werden.

Im Rahmen der technischen Bereitstellung kann OPTIS außerdem Zugriff auf bestimmte Kunden-, Bestell-, Geräte- und Nutzungsdaten erhalten, soweit dies für den Betrieb und die Einbindung der Anwendung erforderlich ist. Hierzu können insbesondere Name, Kontaktdaten, Bestelldaten, IP-Adresse sowie Browser- und Geräteinformationen gehören.

Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie für die Durchführung und technische Abwicklung Ihrer Bestellung erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit die Verarbeitung der sicheren und technisch zuverlässigen Bereitstellung der Anwendung dient, kann sie zudem auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch OPTIS finden Sie in den Datenschutzinformationen des Anbieters.

15. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website verwendet Cookies sowie vergleichbare Technologien, um den Betrieb unseres Online-Shops sicherzustellen, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern und – soweit Sie eingewilligt haben – statistische Auswertungen oder Marketingmaßnahmen durchzuführen.

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und bestimmte Informationen enthalten.

Wir unterscheiden zwischen:

Technisch erforderlichen Cookies

Diese Cookies sind notwendig, damit unser Online-Shop ordnungsgemäß funktioniert. Sie ermöglichen insbesondere

die Navigation innerhalb des Shops,
die Nutzung des Warenkorbs,
den Bestellvorgang,
die Anmeldung im Kundenkonto,
die Speicherung Ihrer Datenschutzeinstellungen,
den Schutz vor Missbrauch sowie
die Sicherheit unserer Website.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

Optionale Cookies

Soweit wir Analyse-, Komfort- oder Marketingfunktionen einsetzen, erfolgt dies ausschließlich nach Ihrer vorherigen Einwilligung.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen unserer Website widerrufen oder ändern.

Darüber hinaus können Sie Cookies jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen oder blockieren. Bitte beachten Sie, dass dadurch einzelne Funktionen unseres Online-Shops eingeschränkt sein können.

16. Zahlungsabwicklung

Zur Durchführung Ihrer Bestellung bieten wir verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an.

Je nach gewählter Zahlungsart werden die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten an den jeweiligen Zahlungsdienstleister übermittelt.

Hierzu gehören insbesondere:

Name
Rechnungsanschrift
Bestellnummer
Rechnungsbetrag
Zahlungsinformationen
Zahlungsstatus

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung des Kaufvertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Je nach eingesetzter Zahlungsart können Zahlungsdienstleister eigenständig Bonitätsprüfungen oder Maßnahmen zur Betrugsprävention durchführen. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss.

Es gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Zahlungsdienstleisters.

17. Versand

Zur Lieferung Ihrer Bestellung geben wir die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten an das beauftragte Versandunternehmen weiter.

Hierzu gehören insbesondere:

Name
Lieferanschrift
gegebenenfalls Telefonnummer
gegebenenfalls E-Mail-Adresse
Sendungsinformationen

Die Weitergabe erfolgt ausschließlich zum Zweck der Zustellung Ihrer Bestellung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

18. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur solange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

Dabei gelten insbesondere folgende Grundsätze:

Bestell- und Rechnungsdaten

werden entsprechend der gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Kommunikationsdaten

werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage vollständig bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

Erinnerungsinhalte

werden grundsätzlich gespeichert, solange die digitale Erinnerungsseite bereitgestellt wird oder bis Sie deren Löschung verlangen.

Backups

können Erinnerungsinhalte für einen begrenzten Zeitraum zusätzlich enthalten, bis die jeweiligen Sicherungsstände planmäßig überschrieben werden.

19. Internationale Datenübermittlung

Zur Bereitstellung einzelner Leistungen kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen.

Dies kann insbesondere bei international tätigen Dienstleistern wie Shopify, Cloudflare oder OpenAI der Fall sein.

Soweit personenbezogene Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt oder dort verarbeitet werden, erfolgt dies unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben der DSGVO.

Je nach Empfänger und Drittland erfolgt die Übermittlung insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, geeigneter vertraglicher Garantien wie den von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln oder eines anderen gesetzlich anerkannten Übermittlungsmechanismus.

20. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor

Verlust,
Manipulation,
unbefugtem Zugriff,
unbefugter Offenlegung
sowie sonstiger unberechtigter Verarbeitung

zu schützen.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung regelmäßig überprüft und angepasst.

Dennoch weisen wir darauf hin, dass eine vollständige Sicherheit der Datenübertragung im Internet trotz aller Maßnahmen nicht garantiert werden kann.

21. Ihre Rechte

Sie haben nach den gesetzlichen Vorschriften insbesondere folgende Rechte:

Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO,
Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

22. Daten von Minderjährigen

Unsere Leistungen richten sich grundsätzlich an volljährige Personen.

Soweit personenbezogene Daten Minderjähriger verarbeitet werden, erfolgt dies ausschließlich im Zusammenhang mit der Bestellung durch eine sorgeberechtigte oder anderweitig berechtigte Person.

Sollten wir Kenntnis davon erlangen, dass personenbezogene Daten entgegen den gesetzlichen Bestimmungen erhoben wurden, werden diese unverzüglich gelöscht.

23. Links zu externen Websites

Unsere Website kann Links zu externen Websites oder Diensten Dritter enthalten.

Für die Inhalte und Datenschutzbestimmungen dieser externen Angebote sind ausschließlich deren jeweilige Betreiber verantwortlich.

Bitte informieren Sie sich dort über die jeweils geltenden Datenschutzbestimmungen.

24. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund technischer, rechtlicher oder organisatorischer Änderungen erforderlich wird.

Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf unserer Website abrufbar.